Что нужно работнику для эффективной работе в офисе

Как театр начинается с вешалки, так и работа среднестати-стического офисного работника начинается с рабочего стола. А там кипы ненужных бумаг, архивные папки, разбросанная канцелярия, пыльные сувениры и кружка со старым чайным пакетиком. Одним словом, имитация бурной деятельности!

Наводим ПОРЯДОК. Кажется, что хаос - это секретное оружие таланта (эффективности). Но не во всех структурах он уместен, и не каждый сотрудник или его руководитель готов с ним мириться. Начиная новый проект или с понедельника, заведите привычку избавляться от ненужных бумаг и старой пыли - приводить рабочее место в «божеский» вид. Возросшая работоспособность гарантирована, по крайней мере до тех пор, пока снова не воцарится бардак или не наступит пятница.

О правильном расположении оргтехники, размере рабочего пространства и положении сотрудника за столом позаботились государственные структуры типа СанПиН. Все цифры не просто для галочки, а были установлены в результате тщательных расчётов. Например, правильно подобранный по высоте стул и стол позволяют избежать затруднения кровотока, и руки устают не так быстро. Также при правильной посадке снижается давление на колени, позвоночник и шею.

 

Делаем замеры. Инструкция по охране труда велит нам на рабочем месте не сутулиться, не сидеть нога за ногу, не скрещивать ступни, сохранять прямые углы в локтевых, тазобедренных, коленных и голеностопных суставах.

По ГОСТу идеальная температура для работы составляет 22-25 С. Помещение следует проветривать каждый час. Правда, ни в каких правилах и нормах не написано, как прекратить вечные войны между теми, кому жарко, и теми, кому дует. Идеальный уровень шума, который не отвлекает от работы, - 70 дБ. При 85 дБ работать'становится уже сложнее, тогда на помощь приходят наушники.

Перерывы в работе важны и даже нужны. На каждый час усердной работы приходится где-то 15 минут отдыха. В это время можно потянуться, походить, сделать короткие упражнения для мышц, совершить перекус. Комфортнее заниматься этим уединённо. Тут своеобразное преимущество у курильщиков, так как их «прогулки» полностью оправданы, по делу человек выходит...

Если боитесь непонимания руководства, а несколько минут уединения и тишины вам необходимы, выход один: имитировать вредную привычку. Чтобы не мучила совесть, считайте это ложью во благо.

Насколько эффективен ваш труд, как быстро вы решаете рабочие вопросы и достигаете поставленных целей? Всегда укладываетесь в сроки? Одним словом, время решает всё, поэтому его нужно грамотно распределять.

БЫСТРЫЙ ДОСТУП. Сколько времени и нервов тратится на поиск важных документов в разрозненных кипах бумаг. На этот случай всегда создавайте резервные электронные копии в общем доступе по локальной сети компании. Также в помощь «резиновое» облачное хранение.

ОТЛАЖЕННАЯ СИСТЕМА. Гонка за новыми программами и приложениями не оправдана. Большинство необходимых операций, как правило, выполняется в стандартных пакетах программ. В своём электронном пространстве придерживайтесь чего-то одного. Например, работайте с каким-то одним браузером. Вы будете знать все слабые и сильные стороны инструментов, а также сможете быстро настроить свою систему на новом месте.

ПРОГРЕССИВНАЯ ГАЛОЧКА. Чтобы работа не превращалась в кашу, используйте мощный психологический приём - вычёркивать выполненную задачу или ставить напротив неё галочку. Это даёт дополнительную внутреннюю энергию для достижения больших результатов. Бесспорно, больше удовлетворения доставляет старое-доброе вычёркивание ручкой в блокноте. Он пригодится тем, кто привык что-то быстро записывать для работы на текущий момент. Долгосрочное планирование лучше перенести в специальное приложение или онлайн-сервис. Все важные дела, задачи и встречи будут грамотно скомпанованы, выделены разными цветами и напоминать о себе сигналом.

ВАЖНОЕ ПО ПОЧТЕ. Работа с почтой входит в список обязанностей большинства офисных работников. Чтобы обратная связь не растянулась на целый день, выделяйте для неё определённое время. Лучше делать это утром, когда задачи начинают формироваться, и после обеда проверять, как обстоят дела. Если стандартные ответы вы составляете по определённым клише (обращение, ответ, дополнительная информация), то спорные моменты лучше как следует обдумать, проконсультироваться с руководством и дать развёрнутый исчерпывающий ответ. Кстати, в деловой переписке всегда оставляйте в конце письма свою «визитку» - «С уважением. Менеджер такой-то и контактный телефон». Так принято в большинстве крупных фирм, и это добавит бонусов в вашу деловую копилку.