Как все успевать? Полезные советы

Фиксируйте задачи на бумаге или воспользуйтесь электронным календарем. Это проверенный и надежный способ упорядочить свои мысли и снизить уровень тревожности. Мы как будто выгружаем из себя на бумагу все свои заботы. Теперь следующий, не менее важный этап — правильно распределить очередность дел.

Мы не влияем на время, но в наших силах решать, куда направить свою энергию. Нужно научиться правильно распределять дела по их важности. В первой половине дня — срочные, во второй — менее срочные, а остальные задачи перенести или делегировать. Не обязательно все контролировать самому. Наверняка в вашем окружении есть люди, которым вы доверяете.

Успех приходит к тем, кто не забывает об отдыхе. В противном случае на вершине у вас не останется сил порадоваться своей победе. Если вы чувствуете свою вину, отвлекаясь от намеченного плана, включите паузы в свое расписание. Вы заглянете в него и увидите: скоро законный перерыв, во время которого отвлечетесь от проблем и восстановите силы.

Иногда мы чрезмерно увлекаемся составлением списков дел. Только чтобы похвалить себя: вот еще одна задача вычеркнута в ежедневнике. Присмотритесь внимательнее: все ли так важно для вас. Или есть что-то, что не требует вашего внимания. Задайте себе вопрос: «Если я сегодня это не сделаю, что произойдет?» Плохого или хорошего? Куда вы потратите освободившееся время? Возможно, как раз на себя.

Мы смотрим на список дел и понимаем: некоторые вопросы можно решить буквально в течение двух минут. Поскольку это так легко, думаем мы, не отложить ли их на потом? Между тем разумно сразу сделать то, что требует от вас минимум времени и сил. Таким образом, вы уже можете отметить про себя успешное завершение некоторых дел. Это поднимает настроение и прибавляет уверенности.

У каждого из нас свой индивидуальный ритм. Будьте внимательны к себе, и вы отследите часы своей наивысшей продуктивности. Запланируйте важные задачи на это время. Затем — обязательно пауза, после снова приступайте к работе. Ученые доказали: продуктивно работать мы можем 4—5 часов, остальное время — это, скорее, имитация бурной деятельности. Даже если вы задерживаетесь допоздна, сидите перед компьютером по 12 часов — это не эффективно после того, как вы полностью выложились.

Сложно сосредоточиться и продуктивно работать, когда вокруг много отвлекающих факторов: смс в телефоне, сообщения в мессенджерах, почтовые рассылки. Каждое сообщение, на которое вы обратили внимание, крадет время и выбивает из рабочего состояния. Вам кажется, что вы легко переключаетесь, однако ваша производительность снижается. С каждым разом вам все труднее будет сосредоточиться на работе, вы начнете нервничать и в конце дня почувствуете себя выжатыми как лимон.

Мультизадачность не свойственна человеческому мозгу, однако мы стремимся решить несколько задач одновременно. Например, разговариваем по телефону и тут же пишем сообщение в Facebook. Составляем отчет, затем отвлекаемся, чтобы проконсультировать коллегу.

Ученые выяснили, что за процесс решения задач отвечает префронтальная кора головного мозга, которая находится в лобной зоне. Когда мы трудимся над одной задачей, левая и правая доли префронтальной зоны четко работают вместе. А когда решаем две задачи параллельно, полушария разделяются и берут себе по задаче.

Итог: мозг не может решать две задачи параллельно, он просто быстро переключается с одной на другую, решая их последовательно. Мы быстрее решим сначала одну задачу, потом другую, чем будем трудиться над ними одновременно. Подумайте сами: мозгу нужно время переключиться от одной задачи к другой и обратно. Плюс минуты, чтобы вникнуть и вспомнить, на чем он остановился.

Многозадачность отрицательно влияет на продуктивность, снижает уровень IQ, повышает уровень стресса.

Придумайте свой ритуал, который задаст тон всему дню. К примеру, чашечка чая в тишине, пока все домашние спят. Ароматный кофе в любимом кафе. Утренняя йога или медитация. Душ с гелем, аромат которого радует вас именно сегодня. Когда вы знаете, какие действия возвращают вам душевное равновесие, вы легко сможете восстанавливать свои внутренние ресурсы. Всегда прислушивайтесь к себе, отмечайте, что нравится, а что нет. Где чувствуете себя комфортно, а где напряженно. Это поможет вам оптимально спланировать свой день и рассчитать силы.

Журнал Медицинский офис №250
Автор: Юлия Коробенко
Фото: Яндекс Картинки